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File Center es un sistema de expediente electrónicos desarrollado por ISA que incorpora las capacidades de firma digital y gestión de formas documentales de la Administración Pública de acuerdo a la normativa vigente en Uruguay (Decreto 500, 65/998). File Center está compuesto por varios módulos que dan soporte a todas las funcionalidades del expediente electrónico:
Gestión Documental El módulo de Gestión Documental es el componente central de File Center. Este módulo permite la creación, seguimiento y demás operaciones (detalladas más adelante) sobre todas las formas documentales que la organización utiliza. A continuación se describen primero puntos genéricos de la gestión de todas las formas documentales
Formas Documentales Expedientes Cada oficina trabaja con losexpedientes a través de un conjunto de tres bandejas las cuales se describen a continuación: Bandeja de entrada Repositorio de los expedientes enviados a la oficina cuya recepción no ha sido confirmada Bandeja de trabajo Repositorio de los expedientes recibidos por la oficina sobre los cuales deberá actuar. Bandeja de salida Repositorio de los expedientes sobres los que la oficina ha realizado la última actuación, han sido enviados a una nueva oficina, y ésta última aún no ha confirmado su recepción. Cabe destacar que estos mismos expedientes también residen en la bandeja de entrada de la oficina destino. Comunicaciones Cada unidad administrativa podrá iniciar un tipo de comunicación autorizado disponiendo de las siguientes formas documentales: Notas, Boletín Administrativo, Comunicados, Memorando, Carta de Servicio, etc. A los efectos de organizar la información que recibe y remite cada oficina se utilizarán las bandejas de información que se utilizan en la gestión de los expedientes. Gestión de Resoluciones de Directorio Este módulo permite realizar las siguientes operaciones:
Cuando un expediente en curso es enviado a Directorio para su resolución, conocimiento, etc., File Center crea en forma automática el modelo de proyecto resolución, junto con los antecedentes expuestos. Una vez que el proyecto de resolución contenga toda la información necesaria, se podrá ingresar como punto a tratar en la siguiente reunión de Directorio. La agenda las reuniones de Directorio tiene todos los puntos a ser tratados Con la decisión del directorio el expediente continuará su ruta por el sistema, con la resolución de directorio anexada a él. El acta de directorio se genera a partir de las resoluciones tratadas en más detalle, que generalmente tienen asociados grabaciones y exposiciones de los directores. Estructura Organizacional File Center permite el registro de la estructura de la organización indicándose unidades administrativas, oficinas, personas que la integran y sus correspondientes roles. Asimismo se identifica para cada oficina cual es la persona jefe y cual es la oficina de la cual depende en forma inmediata. A los efectos del manejo de suplencias, este módulo permite conceder derechos y roles de una persona a quien se determine como su suplente durante un cierto período de tiempo. Una vez finalizado dicho período o a petición del titular, la concesión de los derechos y roles cedidos quedarán sin efecto. Gestión de Temas, Rutas y Alarmas Para la gestión de expedientes el sistema cuenta con un módulo de definición de temas, rutas y alarmas. Cada tema sobre el que se quiera generar un expediente, se le asociara una ruta, donde se define las oficinas por las que tiene que pasar. Luego para cada oficina, es posible determinar el motivo para el cual se envía el expediente a la misma y el tiempo máximo que debería estar ella para actuar. También es posible indicar si este paso es obligatorio u opcional. Adicionalmente se dispone de un sistema de alarmas asociado a eventos propios de cada uno de los pasos, permitiendo notificar a los niveles superiores de acuerdo a la información contenida en la estructura organizacional. También es posible habilitar el manejo de rutas libres o ad-hoc, de modo que el usuario defina cuales son las etapas por las que debe pasar el expediente. Recuperación y Búsquedas Este módulo provee las herramientas que permiten de forma rápida y eficiente la recuperación de todas las formas documentales a partir de un conjunto de parámetros entre los que figuran:
Informes y estadísticas Este módulo tiene como objetivo brindar información gerencial sobre el sistema de gestión documental, a los efectos de poder obtener mejoras en la gestión. Para ello se provee de información estadística sobre el sistema e indicadores de gestión que permitan a las distintas gerencias actuar corrigiendo o mejorando su desempeño. Entre estos informes se destacan:
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