| Cliente: | Intendencia Municipal de Canelones |
| Proyecto: | iGDoc - Gestión Electrónica de Documentos de Gobierno |
| Período: | 2006 - 2007 |
La Intendencia Municipal de Canelones utiliza iGDoc para una gestión "sin papeles" para el 100% de sus trámites
Desde el año 2007 la Intendencia Municipal de Canelones (IMC) cuenta con la plataforma iGDoc para la automatización de expedientes, resoluciones, formularios, y otras formas documentales del Decreto 500 del Estado Uruguayo.
Gracias a iGDoc la IMC cuenta con una administración "sin papeles" para el 100% de sus trámites, comunicaciones y resoluciones; que además a sido pilar para lograr una importante mejora de gestión. Otro aspecto no menor es que gracias a la gestión electrónica de documentos resulta indispensable para poder descentralizar de servicios de forma de darle comodidad a la hora de que los ciudadanos realicen servicios con la comuna.
iGDoc resulta también en una herramienta esencial para promover la transparencia en la gestión. Los ciudadanos pueden iniciar sus trámites desde la Web, consultar el estado de sus expedientes, conocer las resoluciones de la Intendencia, todo ello simplemente a través del sitio Web y sin necesidad de esfuerzos adicionales del personal de la Intendencia ya que la publicación de los trámites y las resoluciones así como la generación de formularios se realizan todos ellos en forma completamente automática.
Como han comentado jerarcas de la Intendencia hay ejemplos muy claros de la mejora en los tiempos, por ejemplos trámites vinculados a oficinas que se encuentran a 100 Km de la ciudad capital donde antes una serie de actuaciones demoraban decenas de días, ahora demoran como mucho algunas horas.
Mas de 2.000 usuarios y varias decenas de miles de expedientes por año han sido una prueba de la confiabilidad y escalabilidad que ofrece iGDoc.
Gracias a esta tecnología, esta Intendencia ha logrado eliminar el papel interno del 100% de sus trámites y ha dado un gran paso en lo que refiere a comunicación de la información de sus trámites a través de la Web.
Como se indicó más arriba, a partir de la puesta en marcha de iGDoc, las resoluciones del Intendente y el estado de los expedientes con su información de último momento están disponibles en sitio Web de Canelones en forma automática sin necesidad de ninguna intervención humana. Esto es posible porque efectivamente el documento electrónico es el que tiene validez jurídica y no requiere de utilizar documentos en papel. También desde el sitio Web se puede iniciar ciertos trámites completando el formulario correspondiente a dicho trámite.
Con el aprendizaje adquirido en el proyecto la Intendencia ha continuado evolucionando su gestión de documentos desarrollando nuevos formularios y aplicando reingeniería a sus procesos actuales, es decir un proceso de mejora continua para ofrecer más y mejores servicios a su comunidad.
La tecnología de iGDoc está basada en tecnología de IBM® Lotus® y el proyecto ha incluido servidores IBM®, así como las herramientas de respaldo IBM® Tivoli® Storage Manager.
En la siguiente figura se puede observar un ejemplo de la consulta Web de las resoluciones de la comuna.
